Slachtoffer van je eigen succes?

Heb jij als ondernemer vaak het gevoel dat je achter de feiten aanloopt? Met behulp van een GAP-analysis ga je op een positieve manier met de groei van je bedrijf aan de slag; je bent voortaan op tijd met al je activiteiten in plaats van te laat. Je groeit gecontroleerd en creëert stabiliteit en daarmee rust én plezier in je bedrijf en je werk.

Ken je dat?
• Je bent succesvol – je bedrijf groeit – maar je hebt continu het gevoel dat je achter de feiten aanloopt.
• Je bent meer bezig met brandjes blussen dan met succesvol ondernemen.
• Jij en je team maken vaak (te) lange werkdagen. En het duurt vervolgens (te) lang voor je die gewenste versterking kunt aantrekken.
• Of moet je vaak NEE verkopen omdat je niet genoeg voorraad hebt of te weinig capaciteit?
• Wellicht moet je als gevolg van de groei als DGA regelmatig (tijdelijk) geld bijstorten?
• Of misschien heb je het gevoel dat je te weinig rendement haalt uit alle tijd en geld die je in je bedrijf stopt.

Natuurlijk ben je als ondernemer gewend om in oplossingen te denken. Door te pakken. Desnoods werk je 60 uur of stop je wat extra eigen geld in de zaak. Maar echt gelukkig word je daar niet van. En niet zelden levert dit flinke stress op. Dat moet anders kunnen, toch?

Proactief ondernemen met een GAP-analysis

Niet verrassend vind je de oplossing in pro-actief ondernemen in plaats van reactief. In plaats van te reageren op iedere situatie – op iedere uitdaging – ga je proactief de benodigde ontwikkeling van alle aspecten van je bedrijf voorspellen, plannen en op tijd realiseren. Hoe? Met behulp van een GAP-analysis.

Een gap-analyse vergelijkt de huidige situatie met de gewenste situatie en vertelt je wat je moet doen om het gat daartussen te overbruggen. Welke wijzigingen, uitbreidingen, aanpassingen, oplossingen, etc moet je wanneer doorvoeren om stap voor stap je doel te bereiken. Zo loop je nooit meer achter de feiten aan.

En dat is gemakkelijker dan je denkt. Volg gewoon de volgende 4 stappen:

1. Analyseer je huidige status
   Beschrijf de huidige situatie van je bedrijf. Financiën, management, medewerkers, systemen, productie & voorraden, klanten, markt, concurrentie, uitdagingen, etc. etc. Verzamel en analyseer hierbij zoveel mogelijk kwantitatieve informatie, statistieken, cijfers, etc.
2. Beschrijf de gewenste toekomstige situatie
   Beschrijf vervolgens de gewenste idéale situatie. Waar wil je graag zijn? Koppel hier ook een tijdsperiode aan. Maak die niet te kort; denk aan 2 tot 3 jaar (dat verschilt een beetje per branche en bedrijf). Maak je hier nog geen zorgen over hoe je daar komt; dat is de volgende stap. Op dit moment is the sky the limit en moet je groot dromen.
3. Bepaal de GAP tussen beiden en evalueer oplossingen
   Door nu de verschillen te bepalen wordt duidelijk wat er ontbreekt tussen je huidige en je gewenste situatie. Onderzoek en evalueer vervolgens hoe je deze GAP de komende jaren gaat overbruggen. Doe dit ook weer per bedrijfsaspect – financiën, personeel, etc. Vergeet daarbij niet de onderlinge samenhang mee te nemen.
4. Maak en implementeer een plan om de GAP te dichten
   Maak nu een gedetailleerd plan om de GAP te dichten. Stel een duidelijke strategie op, zet alle activiteiten en stappen uit in de tijd én definieer doelstellingen en KPI’s. Dit plan is ook gelijk een belangrijk middel om alle stakeholders – aandeelhouders, medewerkers, leveranciers, klanten, etc. – te overtuigen van de het nut en noodzaak ervan.

Handige modellen en tools

Ingewikkeld? Er bestaan gelukkig veel business-modellen en -tools om je te helpen bij een GAP-analysis. Veelgebruikt zijn:

• SWOT-analyse
• Visgraat diagram (Ishikawa diagram)
• McKinsey 7S-framework
• Nadler-Tushman-model
• PEST(LE)-analyse

Een voorbeeld uit de praktijk

Hoe ziet dat er in de praktijk nu uit? Ik laat dat zien aan de hand van een voorbeeld.

Als je weet welke capaciteit en competenties je team in de idéale situatie moet hebben, en je vergelijkt dat met je huidige team, kun je éénvoudig bepalen:

• Wat je bij je huidige medewerkers nog kan ontwikkelen. Wie kan waar naartoe doorgroeien en wat is daarvoor nodig? Daarvoor heb je nu gelukkig tijd genoeg.
• welke mensen je van buitenaf moet aantrekken en wanneer je daar op tijd mee moet beginnen. Dankzij je GAP-analysis is bovendien iedere vacature-omschrijving een fluitje van een cent.

Dit zelfde gaat natuurlijk ook op voor financiën, productie & voorraden, marketing, verkoop, etc.

Wat levert een GAP-analysis je nu op?

Met behulp van een GAP-analysis ben je op een positieve manier met de groei van je bedrijf bezig; je bent voortaan op tijd met al je activiteiten in plaats van te laat.

• Je loopt niet meer continu achter de feiten aan;
• Het voorkomst stagnatie van je groei door (tijdelijk) gebrek aan resources (geld, mensen, voorraden, etc.);
• Je zet je resources efficiënter in wat de rentabiliteit van je bedrijf verhoogt;
• Je bent minder bezig met brandjes blussen en meer met het succes van je bedrijf;
• Je voorkomt dat jij en je team (te) hard moeten werken door structureel gebrek aan goede medewerkers;
• Je groeit gecontroleerd en creëert stabiliteit en daarmee rust én plezier in je bedrijf en je werk

Een GAP-analysis is waardevol voor grotere en kleinere bedrijven. En ook voor ZZP’ers is deze tool zeer bruikbaar.

Zou jij ook aan de slag willen met een GAP-analysis voor jouw bedrijf? Neem dan contact op. Ik help je graag op weg!